在多媒体会议室里不管是作报告、总结、汇报、介绍产品等等，用电脑互动操作的图、文、声、影、画展示，充分调动了与会者的感官知觉，大大提高了会议效果。可以说，多媒体在办公领域中，也越来越体现出它的优势。数字多媒体会议系统工程是泛指与会议相互关联的声、光、电设备及软件的集成。会议系统设计就涵盖上述方方面面。会议系统的集成是通过认真的分析和理解客户的需求，执行规划设计的项目。运用技术的手段，最佳的解决问题，从而给客户提供最大价值。在预算内、预期内、收获预想的结果。最终使用户得到满意。
会议会议设计之前，要进行调研和勘查。进行科学的设计规划。会议系统规划要考虑的问题：1、数字多媒体会议系统使用的目的性；2、数字多媒体会议系统构成的级别；3、服务的范围；4、会议管理的能力；5、与国际应用环境的思考；6、功能价格关系，经济利益；7、系统的质量和服务体系。多媒体会议系统的设计原则：1.先进型性原则、2.实用性原则、3.可扩充性、可维护性原则。多功能会议系统工程项目设计范围包含对会议室进行会议、音频、视频、摄像、录音录像及远程会议设计，实现会议室的多媒体会议功能，满足简洁流畅的会议过程、逼真传神的听觉效果、清晰舒适的视频显示、智能的摄像跟踪、完整的会议记录、方便快捷的远程会议等要求。整个系统大致分为显示与监视、拾音与扩声、信号传输与控制摄像照明灯光、电视电话会议等五个部分。由大屏幕显示、等离子显示、音响、视频监视录像、多媒体音视频信号源矩阵切换和中央集成控制、摄像照明灯光及控制等部分组成。
功能功能设计：主要用来召开大中型会议，如新闻发布会，产品展示会，报告会，签字仪式，职工培训等。在功能设计上，要求考虑其多功能性及先进性，应具体表现在以下几个方面：1、先进的展示功能：能有效表现与展示各个领域的最新内容。这就需要使用当今最先进的多媒体表现形式：文字、语言、图片、连续影像、电脑文档等。2、完善的会议功能：满足各种级别的会议、学术论坛、报告会等各种形式的会议活动。满足新闻发会、庆功会、签字仪式等公共活动。3、强大的培训功能：技术培训、教学、产品介绍；大型年会、月会、公司例会。4、一般性演出功能：能进行一般非专业性的文艺晚会形式的文艺演出，举行各种晚宴、酒会及舞会等。频信号混合和切换，并将处理结果送回参加会议的终端。
    现代型会议室最基本的用途需求主要如下：满足会议、讨论等方面的需要； 满足演讲、讲座、培训、学术交流等方面的需要。根据具体使用要求的不同，满足其他一些诸如同声传译、远程电视会议、DVD碟片式的环绕声电影播放、卡啦OK演唱等等方面的需要。